Zásady ochrany osobních údajů

Právo na soukromí je jedním z nejdůležitějších lidských práv. V naší společnosti si toho velmi dobře uvědomujeme, a proto respektujeme soukromí našich zákazníků a zacházíme s jejich osobními údaji odpovědně, pečlivě a v souladu s platnou legislativou. Přístup k osobním údajům je povolen pouze autorizovanému personálu společnosti a smluvním zpracovatelům, a to v rozsahu a za účelem, který je nezbytně nutný pro hladké provedení, zajištění a splnění práv a povinností vyplývajících z uzavřených smluvních vztahů.

Správnými opatřeními zajišťujeme, aby se k osobním údajům nedostali neoprávněné osoby, chráníme jejich důvěrnost a integritu a zabraňujeme jejich ztrátě nebo neúmyslnému zničení po celou dobu zpracování. Nebudeme odpovědní za žádné "hacking" do počítačového systému!

Společnost a její zpracovatelé plně respektují obecné zásady týkající se zpracování osobních údajů, které jsou:

Zpracováváme osobní údaje uživatelů legálně, spravedlivě a transparentně.

Shromažďujeme osobní údaje pro účely, které jsou předem stanovené, explicitní a legální; nezpracováváme osobní údaje pro žádný jiný účel, kromě případů zpracování pro vědecké nebo historické výzkumné účely a pro statistické účely, za určitých podmínek.

Osobní údaje jsou zpracovávány v minimálním rozsahu pro účely, pro které jsou zpracovávány.

Zajišťujeme, aby osobní údaje, které zpracováváme, byly přesné a pravidelně aktualizované; nesprávné údaje jsou opraveny nebo vymazány.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány.

Zajišťujeme odpovídající bezpečnost osobních údajů, což zahrnuje prevenci neoprávněného nebo nezákonného zpracování a náhodné ztráty, zničení nebo poškození pomocí vhodných technických a organizačních opatření.

1. Kontaktní údaje pro soukromí

Pro dotazy týkající se zpracování a použití osobních údajů, informace, opravy, blokování, vymazání osobních údajů nebo zrušení souhlasu s oznámením, zrušení souhlasu, nás prosím kontaktujte na naši e-mailovou adresu.

2. Jaké osobní údaje jsou shromažďovány

• Základní osobní údaje (např. jméno a příjmení);
• komunikační údaje (např. adresa, e-mail, telefonní číslo);
• informace o komunikaci mezi společností a vámi; platební údaje;
• jakékoli další údaje získané na základě souhlasu.

3. Jaké jsou právní základy pro zpracování vašich osobních údajů

Osobní údaje můžeme zpracovávat v souladu s platnou legislativou v oblasti ochrany osobních údajů:

•  pokud je to nezbytné pro uzavření a/nebo splnění smlouvy (přihláška na akci, workshop atd.)
•  pokud to vyžaduje zákon;
•  pokud je dán souhlas (který může být kdykoli zrušen);
•  pokud je zpracování nezbytné pro oprávněné zájmy, které sleduje společnost nebo třetí strana.

3.1. Zpracování na základě uzavřené smlouvy

Společnost zpracovává osobní údaje jednotlivců za účelem splnění svých povinností vyplývajících ze smluvního vztahu pro organizaci akcí, workshopů nebo jiných služeb dohodnutých mezi smluvními stranami. V rámci uplatnění práv a splnění smluvních povinností společnost zpracovává osobní údaje jednotlivců pro následující účely:

• identifikace jednotlivce;
• příprava nabídky a uzavření smlouvy;
• poskytování služeb, přičemž společnost může předat údaje smluvním partnerům, kteří budou realizovat jednotlivé služby (např. poskytovatel ubytování atd.)
• zasílání oznámení jednotlivcům ohledně realizace smluvního vztahu;
• informování o změnách v legislativě v dané oblasti nebo změnách obchodních podmínek;
• fakturace služeb;
• řešení námitek nebo stížností;
• provádění jakýchkoli postupů vymáhání, prodej pohledávek;
• pro další účely nezbytné pro uzavření nebo realizaci smluvního vztahu.

V rozsahu, který je nezbytně nutný pro autentizaci a identifikaci transakcí, společnost zpracovává údaje za účelem přípravy zpráv a plánování dalších aktivit.

Pro účely organizace akcí a souvisejících služeb nebo jiných služeb objednaných jednotlivcem společnost zpracovává všechny potřebné informace. To zahrnuje zejména, ale nejen: jméno, křestní jméno, příjmení, datum narození, adresu, místo, stát, telefonní číslo, e-mail atd.

Pro smluvní zpracování osobních údajů nepotřebujeme explicitní souhlas.

Na akcích nebo workshopech, které jsou úzce spojeny s fotografováním a publikováním obrázků (na Facebooku, Twitteru, YouTube a Instagramu), je uvedeno, že fotografování a publikování obrázků jsou součástí akce nebo workshopu. I když je fotografování a publikování obrázků smluvním vztahem, společnost stále získá explicitní souhlas jednotlivce. V případě, že explicitní souhlas pro fotografování a publikování obrázků nebude dán a společnost nebude schopna zajistit, že se jednotlivce na fotografii neobjeví, má společnost právo odmítnout přihlášku na takovou akci nebo workshop.

Pokud jednotlivce neposkytne všechny osobní údaje, které společnost potřebuje k splnění smluvního vztahu, společnost nemůže provést objednávku jednotlivce. Tímto způsobem společnost vždy získává a dále zpracovává pouze osobní údaje, které jsou potřebné k splnění smluvního vztahu.

3.2. Zpracování na základě zákona

Právní základ znamená, že společnost zpracovává osobní údaje jednotlivce za účelem splnění platných právních povinností uložených legislativou. V Slovinské republice jsou právní povinnosti zpracovávat určité osobní údaje určeny zejména:

Zákonem o dani z přidané hodnoty ZDDV-1;

Zákonem o daňovém řízení;

Zákonem o obchodních společnostech;

Zákonem o účetnictví;

Pravidly o provádění zákona o dani z přidané hodnoty;

Slovinskými účetními standardy.

Pokud společnost zpracovává osobní údaje jednotlivce, který provedl online nákup nebo objednávku služby, uchovává fakturu po dobu 10 let (stejně jako údaje jednotlivce/nakupujícího na účtu).

3.3. Zpracování na základě oprávněného zájmu

Společnost může zpracovávat údaje na základě oprávněného zájmu, který sleduje společnost nebo třetí strana, kromě případů, kdy jsou takové zájmy převáženy zájmy nebo základními právy a svobodami jednotlivce, k němuž se údaje, které vyžadují ochranu osobních údajů, vztahují, zejména pokud se údaje vztahují na dítě. V případě dalšího použití shromážděných údajů o jednotlivci společnost provádí hodnocení podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Takové další použití údajů v pseudonymizované nebo agregované formě například představuje legální použití údajů pro marketingové a další obchodní nebo technické analýzy společnosti.

Podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů patří přímý marketing také mezi oprávněné zájmy. Pro účely přímého marketingu může společnost vytvářet jednotlivé profily bez jakéhokoli souhlasu na základě základních informací o vybraných službách, jako je např. typ nebo specifické vlastnosti vybrané služby, čas výběru nebo předchozí marketingové kontakty s jednotlivcem, zejména s ohledem na vyjádřený zájem nebo nedostatek zájmu o určité služby. Takové základní profilování nikdy nebude zahrnovat citlivé údaje. Jednotlivec může vznést námitku proti zpracování v souladu se svým právem na omezení (bod 7.4).

Na základě oprávněného zájmu může společnost kontaktovat jednotlivce za účelem zlepšení služby nebo určení jeho spokojenosti se službami, i když to není striktně nutné pro realizaci smlouvy. Vzhledem k zájmu jednotlivců společnost nekontaktuje ty jednotlivce, kteří proti tomu vznesli námitku.

Společnost má oprávněný zájem uchovávat a dále používat údaje pro analýzy a výzkum pro marketing, obchodní plánování a podobné účely až do uplynutí zákonem stanovené doby uchovávání.

3.4. Zpracování na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů

Explicitní souhlas je základem pro zpracování osobních údajů, pro které společnost nemá právní nebo smluvní základ. Například souhlas může souviset s:

• informováním o dalších nabídkách a službách společnosti, které jsou realizovány výhradně prostřednictvím komunikačního kanálu vybraného jednotlivcem;
• fotografováním a nahráváním akce nebo workshopu za účelem prezentace aktivit společnosti a publikování fotografií, videí a zvukových záznamů na webových stránkách společnosti a na profilech na Facebooku, Twitteru, YouTube a Instagramu.
• jednotlivec dává souhlas sám; v případě dítěte je souhlas dán jedním z rodičů nebo zákonným zástupcem.

V těchto případech je zpracování osobních údajů realizováno v rozsahu a pro účely povolené prohlášením jednotlivce a prostřednictvím dohodnutých komunikačních kanálů, až do zrušení.

Pokud jednotlivce nesouhlasí se shromažďováním a zpracováním osobních údajů pro jeden nebo více účelů uvedených v jednotlivém souhlasu, nemá to žádné důsledky pro zpracování údajů, které je realizováno na základě jiných právních základů.

Osobní údaje shromážděné na základě souhlasu budou zpracovávány pouze v rámci a pro účel daného souhlasu a nebudou předávány třetím stranám, pokud to není výslovně uvedeno v souhlasu a jednotlivce souhlasí, že osobní údaje mohou být předány zpracovateli uvedenému v souhlasu.

Jednotlivec může kdykoli zrušit souhlas se zpracováním osobních údajů kontaktováním našeho kontaktního místa pro ochranu údajů (bod 8). Souhlas může být zrušen e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu.

4. Jak dlouho jsou osobní údaje uchovávány

Osobní údaje budou uchovávány v souladu s platnými předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. Budou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro účely, pro které jsou zpracovávány, nebo podle zákona. Uchováváme osobní údaje, které zpracováváme na základě osobního souhlasu jednotlivce, trvale, až do zrušení. Osobní údaje, které zpracováváme na základě zákona nebo smluvního vztahu, jsou uchovávány po dobu, kterou určuje zákon.

Pokud jsou údaje zpracovávány na základě souhlasu jednotlivce z důvodu marketingu společnosti, mohou být údaje zpracovávány v nezbytném rozsahu po dobu, která je nezbytná pro takový marketing nebo služby.

Po uplynutí doby uchovávání jsou osobní údaje účinně a trvale vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nemohly být spojeny s jednotlivcem.

5. Jak chráníme osobní údaje

Používáme technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů před nezákonným nebo neoprávněným přístupem či použitím a také před neúmyslnou ztrátou nebo poškozením jejich integrity. Tato opatření jsme navrhli s ohledem na naši IT infrastrukturu, možný dopad na soukromí jednotlivce a náklady, a podle aktuálních průmyslových standardů a praktik. Naši smluvní zpracovatelé budou zpracovávat vaše osobní údaje pouze v případě, že splní tato technická a organizační bezpečnostní opatření.

Udržování bezpečnosti údajů znamená chránit důvěrnost, integritu a dostupnost osobních údajů:

 – důvěrnost a integrita: osobní údaje jednotlivců budou chráněny před neoprávněným nebo nezákonným zpracováním a před neúmyslnou ztrátou, zničením nebo poškozením;

 – dostupnost: zajistíme, aby se k osobním údajům mohli autorizovaní zpracovatelé dostat pouze v případě potřeby.

Naše bezpečnostní postupy zahrnují zabezpečení přístupu, záložní kopie, monitoring, revizi a údržbu, řízení bezpečnostních incidentů atd.

6. Vaše možnosti a práva týkající se vašich osobních údajů

V závislosti na účelech, pro které zpracováváme osobní údaje jednotlivců, můžeme tyto údaje zpřístupnit následujícím kategoriím zpracovatelů:

a) V rámci společnosti, zaměstnanec.

b) Naši obchodní partneři, s nimiž požadujeme dodržování platných zákonů a politiky ochrany osobních údajů a věnujeme velkou pozornost důvěrnosti osobních údajů:

• reklamní, marketingové a propagační agentury a poskytovatelé, např. MailChimp, Google (Google – pouze identifikátor cookie pro remarketing, e-mailová adresa pro zobrazování reklam v Google AdWords, identifikátor cookie pro analýzu v Google Analytics; Facebook – pouze identifikátor cookie pro remarketing, e-mailová adresa pro zobrazování reklam v Facebook Custom Audiences), kteří nám pomáhají realizovat a analyzovat účinnost našich kampaní a akcí.
• společnosti, které poskytují služby společnosti, tj. poskytovatel účetních služeb
• fyzické a právnické osoby, které jsou našimi smluvními partnery a poskytují poradenství nebo jednotlivé služby pro společnost za účelem realizace smluvního vztahu mezi společností a jednotlivcem (např. partnerské agentury, hotely, letecké společnosti, dopravci atd.);

c) Další třetí osoby, pokud to vyžaduje zákon nebo je to právně požadováno pro ochranu:

• společnosti (dodržování zákonů, požadavků orgánů, soudních příkazů, právních řízení, oznamovacích povinností a povinností informovat orgány atd.), ověření nebo vynucení dodržování politiky společnosti a dohod;
• práv, majetku nebo bezpečnosti společnosti a/nebo jejích klientů v souvislosti s korporátními transakcemi: v rámci převodu nebo zpeněžení celé nebo části jejího podnikání nebo jinak v souvislosti se sloučením, konsolidací, změnami kontroly, reorganizací společnosti.

Naši obchodní partneři uvedení výše v bodě b) mohou zpracovávat osobní údaje jednotlivců pouze v rámci našich pokynů a nesmí používat osobní údaje k prosazování žádných vlastních zájmů. Každý jednotlivec by měl mít na paměti, že zpracovatelé uvedení v bodech b) a c) výše, zejména poskytovatelé služeb, kteří nabízejí služby v rámci aplikací a/nebo prostřednictvím svých vlastních kanálů, mohou samostatně shromažďovat vaše osobní údaje. V tomto případě jsou výhradně odpovědní za jejich kontrolu a jejich spolupráce s jednotlivci musí probíhat podle jejich podmínek.

6.1. Právo na přístup k údajům

Každý jednotlivec se může obrátit na nás na e-mailovou adresu uvedenou v bodě 1, aby zjistil, které osobní údaje zpracováváme. Každý jednotlivec má právo na přístup k osobním údajům a dalším informacím týkajícím se zpracování osobních údajů, včetně:

• účelu zpracování;
• kategorií osobních údajů;
• uživatelů a právnických osob, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny;
• pokud je to možné, odhadované doby uchovávání osobních údajů nebo, pokud to není možné, kritéria použitá k určení doby uchovávání;
• existence práva požadovat od správce opravu nebo vymazání osobních údajů nebo omezení osobních údajů ve vztahu k jednotlivci, kterého se osobní údaje týkají, nebo existence práva vznést námitku proti takovému zpracování;
• práva podat stížnost u dozorového orgánu;
• pokud osobní údaje nejsou shromažďovány od jednotlivce, všechny dostupné informace týkající se jejich zdroje.

6.2. Právo na opravu

Pokud jednotlivec zjistí jakoukoli chybu ve svých osobních údajích nebo pokud je shledá neúplnými nebo nesprávnými, může požádat společnost o opravu nebo doplnění nepřesných nebo neúplných osobních údajů bez zbytečného odkladu.

6.3. Právo na vymazání

Jednotlivec může požádat o vymazání svých osobních údajů bez zbytečného odkladu. Společnost je povinna vymazat osobní údaje bez zbytečného odkladu:

• pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány;
• pokud jednotlivec zruší souhlas, který je základem pro zpracování osobních údajů, a pokud neexistuje jiný právní základ pro zpracování.
• pokud jednotlivec vznesl námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu společnosti, přičemž neexistují převládající právní důvody pro zpracování osobních údajů;
• pokud jednotlivec vznesl námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu;
• pokud by měly být osobní údaje vymazány pro splnění právní povinnosti podle práva EU nebo slovinského právního řádu;
• v případě údajů nesprávně shromážděných od nezletilého pro použití informační společnosti, který podle platného práva nemůže takové údaje poskytnout (kromě některých případů, například k prokázání transakce nebo pokud to vyžaduje zákon).

6.4. Právo na omezení

Každý jednotlivec může požádat o omezení zpracování svých osobních údajů, když:

• vyvrací správnost údajů, po dobu, která umožňuje společnosti ověřit správnost osobních údajů;
• zpracování je nezákonné a jednotlivec vznesl námitku proti vymazání osobních údajů a místo toho žádá, aby jejich použití bylo omezeno;
• společnost již nepotřebuje osobní údaje pro účely zpracování, ale jednotlivec, kterého se osobní údaje týkají, je potřebuje k uplatnění, realizaci nebo obraně právních nároků;
• jednotlivec vznesl námitku ohledně zpracování, dokud není ověřeno, zda převládají oprávněné důvody společnosti nad důvody jednotlivce.

6.5. Právo na přenositelnost údajů

Každý jednotlivec má právo obdržet osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a má právo tyto údaje předat jinému správci bez překážek ze strany společnosti, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě a zpracování je prováděno automatizovanými prostředky.

6.6. Právo vznést námitku

Na základě důvodů souvisejících s jejich zvláštními okolnostmi má každý jednotlivec právo kdykoli vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů na základě právních zájmů, které sleduje společnost nebo třetí osoba. V tomto případě společnost přestane zpracovávat osobní údaje, pokud neprokáže nezbytné důvody pro zpracování, které převládají nad zájmy, právy a svobodami jednotlivce, nebo pro vymáhání nebo obranu právních nároků. Když jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, má každý jednotlivec právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro účely takového marketingu, včetně profilování, pokud se to týká takového přímého marketingu. Pokud je přímý marketing založen na souhlasu, právo vznést námitku lze uplatnit zrušením daného souhlasu.

7. Na koho se mohu obrátit, pokud mám dotazy ohledně svých osobních údajů

Organizovali jsme kontaktní místo, které se bude zabývat vašimi dotazy nebo požadavky týkajícími se vašich osobních údajů (a jejich zpracování) a uplatnění vašich práv. Můžete nám poslat e-mail na adresu uvedenou v bodě 1.

Pro účely spolehlivé identifikace při uplatňování práv souvisejících s osobními údaji můžeme požadovat další údaje od vás, a můžeme odmítnout jednání pouze v případě, že prokážeme, že vás nemůžeme spolehlivě identifikovat.

8. Právo podat stížnost týkající se zpracování osobních údajů

Každý má právo podat stížnost týkající se zpracování osobních údajů. Stížnosti by měly být zaslány na naši e-mailovou adresu. Také máte právo podat stížnost přímo u Informacního komisaře, pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů, které se vás týkají, porušuje slovinské nebo evropské předpisy o ochraně osobních údajů. Pokud jste uplatnili právo na přístup k údajům a po obdržení rozhodnutí se domníváte, že osobní údaje, které jste obdrželi, nejsou osobními údaji, které jste požadovali, nebo že jste neobdrželi všechny požadované osobní údaje, můžete podat odůvodněnou stížnost společnosti do 15 dnů, před podáním stížnosti k Informacnímu komisaři. Společnost rozhodne o stížnosti jako o nové žádosti, do pěti pracovních dnů od jejího obdržení.